YapayZeka Nasıl Çalışır?
YapayZeka, tipik olarak basit bir yapıya sahip olsa da, sistemin nasıl işlediğini anlamak için bazı temel kavramları bilmek gerekir. Bu kavramlar, müşteri destek süreçlerinin akışını, işleyişini ve verimliliğini garantilemek için kritik öneme sahiptir.
Talep (Talep)
Talep, kullanıcı tarafından YapayZeka’ya gönderilen destek isteğidir. Bu istek; bir sorun, sorgu, özellik talebi veya hatta “merhaba” ya da “teşekkürler” gibi basit mesajlar da olabilir.
Genellikle e-posta yoluyla oluşturulan talepler, YapayZeka sistemine otomatik olarak entegre edilir:
- Gelen bir e-posta, doğrudan bir talep haline dönüştürülür.
- Eğer e-posta, mevcut bir talebe yanıt ise, o talebe eklenir.
💡 Önemli: Talep, yalnızca e-posta ile değil, web arayüzü üzerinden de kaydedilebilir.
Kategori (Category)
Kategori, talepleri düzenlemek için kullanılan düşünce düzeni gibi bir yapıdır.
Bir bilgisayarda tanımladığınız klasörler gibi düşünülebilir.
Kategoriler, taleplerin kategorize edilmesini ve daha kolay bulunmasını sağlar.
Teknisyen (Technician)
Teknisyen, bir talep üzerinde işlem yapan ve kullanıcılarla taleple etkileşime geçen kişidir.
Ayrıca tercih edilirse, “agent” veya “teknik personel” gibi ifadelerle de tanımlanabilir.
Tipik YapayZeka Talebi Yaşam Döngüsü
- Kullanıcı, web tabanlı YapayZeka arayüzü aracılığıyla veya doğrudan YapayZeka’ya yönlendirilmiş e-posta ile bir talep oluşturur.
- Yeni gelen talep, destek ekibi tarafından e-posta, SMS veya mobil bildirimlerle hemen bilgilendirilir.
- Teknisyen, talep üzerinde “sorumluluk alındı” belirterek talep üzerinde çalışılmak üzere kendine atar. Bu işlem, diğer teknisyenlerin aynı talep üzerinde çalışmasını engeller.
- Teknisyen ve kullanıcı, aşağıdaki yöntemlerle etkileşime geçebilir:
- ✅ Talebe yorum ve güncellemeler yapar
- ✅ Dosya ekleyebilir
- ✅ Gerekirse başka kişileri tartışmaya ekler veya bir talebin yöneticilere yönlendirilmesi gerektiği durumlarda yükseltilir
- Bu tüm etkileşimler, YapayZeka web arayüzü veya YapayZeka mobil uygulaması üzerinden yapılır.
- Kullanıcı, sisteme ait bildirimlere eposta yanıtları göndererek de güncelleme yapabilir.
- Sorun çözüldüğünde, teknisyen veya kullanıcı talebin durumunu kapatır.
- İsteğe bağlı olarak, çözüm süreci bilgi bankasına konulabilir.
- Böylece oluşturulan bilgi bankası makalesi düzenlenebilir, güncelenebilir ve tekrar kullanılabilir.
Özelleştirilmiş Durumlar ve İş Akışı Otomasyonu
YapayZeka, kurumsal kullanıcılar için gelişmiş iş akışı seçenekleri sunar.
Özelleştirilmiş Durumlar (Custom Statuses)
Bir yönetici, ihtiyaç duyulduğunda özel durumlar ekleyebilir. Örneğin:
- “Yönetici onayı bekleniyor”
- “İmza bekleniyor”
- “Dış kaynaklara yönlendirildi”
Bu durumlar, iş akışını daha esnek ve orginasyonel hâle getirir.
İş Akışı Otomasyon Kuralları (Automation Rules)
Bir sistem yöneticisi, süreçleri otomatik hâle getirmek için otomasyon kuralları oluşturabilir.
Örnek Senaryo:
“Talebin süresi geçmişse → sisteme yönetici eklenir, uyarı bildirimi yapılır ve durum değişir.”
Bu tür kurallar, “makrolar”, “iş akışı” veya “otomasyon” gibi farklı isimlerle bilinir. YapayZeka’da ise bu, kod parçacıkları ile birlikte tarif edilir, test edilir ve aktif hâle getirilir.
Bu otomasyonun temel faydaları şunlardır:
- İşlem hatası riski azalır
- Tüm ekip taleplerin nerede olduğunu bilir
- Zaman kaybı önlenir
- SLA uyuşmalarının önüne geçilir
Yeni bir uzantı: Talebi alanlar otomatik olarak bildirim alır (Subscribers)
Kural, örneğin “otomatik ilgili teknisyene e-posta gönderilir” gibi olacak şekilde tanımlanabilir.
Bu sayede, süreçler daha düzenli, ekibin dışındaki kişilerin kolektif yönetim sorunu ortadan kalkar.
Sonuç: YapayZeka, Doğru Süreçle Açık ve Akıllı Çözüm
YapayZeka, sadece bir talep sistemi değil;
Müşteri desteklerinin merkezi yönetim platformudur.
✅ YapayZeka sayesinde:
- Tüm iletişim tarihleri kalıcı hâle gelir
- Ekip iş akışları adım adım takip edilebilir
- Teknisyenler, performansları ve görev dağılımları anlamında yeterli bilgiye sahiptir
- Süreçler, karmaşıklık olmadan otomatik ve doğru şekilde işler
- Bilgi, platforma sürekli kazandırılır ve dönüşümlü olarak kullanılır
🌐 YapayZeka, yalnızca talep yönetimi değil; stratejik destek kültürünü şekillendirmek için hazırlanmış bir dönüşüm aracıdır.
YapayZeka ile, destek süreciniz hızlı, hatasız ve kalıcı olur.
Karmaşık süreçlerin özünü, basit yapıya indirgeyin.
Zaman, odak ve müşteri memnuniyeti için şimdiden YapayZeka’ya geçin.