🌟 Otomasyon Kuralları: Tüm Tetikleyiciler, Koşullar ve Eylemler Hakkında Detaylı Açıklama
YapayZeka, görevinizin en sıkıcı ve tekrarı yapılan kısımlarını otomatikleştirmenize olanak sağlayan güçlü bir araç sunar.
Otomasyon Kuralları, “Eğer bu olursa, o zaman bunu yap” mantığıyla çalışan bir sistemdir.
Bu belge, şu anda YapayZeka’da desteklenen tüm tetikleyiciler, koşullar ve eylemleri kapsar.
🔥 Otomasyon Kuralları Nedir?
Bir otomasyon kuralı, üç temel bileşenden oluşur:
- Tetikleyici (Trigger): Bir olayın oluştuğunda kuralın başlatılmasını sağlar.
Örnek: Yeni bir Talep oluşturulduğunda, bir etkinlik gerçekleşir. - Koşullar (Conditions): Kurallar, belirli koşullar sağlandığında yalnızca devam eder.
Örnek: Talep , Ali tarafından gönderildiyse ve o gün Perşembe ise. - Eylemler (Actions): Kuralın amacı, bir Talep üzerinde bir işlem yapmak olup, buna “eylem” denir.
Örnek: Talepin, Max’e atanması.
✅ Koşullar isteğe bağlıdır. Eğer her zaman eylemleri çalıştırmak istiyorsanız, koşul eklemeyebilirsiniz.
⏱️ Tetikleyiciler (Triggers)
Bir kural, aşağıdaki olaylardan herhangi biri gerçekleştiğinde başlatılır:
| Tetikleyici | Açıklama |
|---|---|
| Talep oluşturuldu | Her yeni Talep oluşturulduğunda tetiklenir. |
| Talep geçerli süresi dolmuş | Talep son teslim tarihi varsa ve süre dolmuşsa çalışır. |
| Son 30 dakikada güncelleme yapılmadı | Talep üzerinde teknisyen veya kullanıcı tarafında yeni yanıt gelmemişse çalışır. |
| Talep kapatıldı | Talep urumu “kapatıldı”ya dönüştüğünde tetiklenir. |
| Bir yanıtı eklendi | Herhangi biri tarafından bir Talep yanıtı eklenirse. |
| Talep kategorisi değiştirildi | Talep kategorisi bir kategoriye değiştirildiğinde çalışır. |
| Talep bir teknisyene atandı | Talep bir teknisyene atandığında tetiklenir. |
| Talep durumu değişti | Talep durumu başka bir duruma geçtiğinde çalışır. “Kapatıldı” durumu da dahil olmak üzere. |
| Talep önceliği değiştirildi | Kullanıcı veya bir teknisyen, kategorinin önceliğini değiştirdiğinde tetiklenir. |
| Talep oluşturan kullanıcıdan bir yanıt eklendi | Sadece Talep oluşturan kullanıcı tarafından yapılan yanıtlarda çalışır. |
| Talep yeniden açıldı | Kapalı durumda olan Talep , başka bir duruma dönüştürüldüğünde tetiklenir. |
| Bir özel alan değiştirildi | Talep içerisindeki özel alanlardan herhangi biri güncellendiğinde tetiklenir. |
| Talep son tarihi değiştirildi | Talep son teslim tarihi ayarlandı veya değiştirildiğinde çalışır. |
| Bir etiket eklendi | Talep bir etiket eklendiğinde tetiklenir. |
🔧 Gelişmiş Kullanıcılar İçin Ek Tetikleyici:
Diğer bir kural tarafından tetiklendi
Bu özellik, birden fazla kuralı birbirine zincirleyerek karmaşık otomasyon akışları oluşturmanıza olanak tanır.
📌 Koşullar (Conditions)
Bir kurala birden çok koşul ekleyebilirsiniz. Eylemler, tüm koşullar sağlandığında çalışır.
Koşullar zorunlu değildir; herhangi bir koşul eklemek istemiyorsanız, eylemler sadece tetiklendiğinde çalışır.
⚠️ Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar:
- Çoğu koşulun “negatif” (olmadı) seçeneği mevcuttur.
Örneğin: “Son teslim tarihi ayarlandı” koşulu, aynı zamanda “son teslim tarihi ayarlanmadı” olarak da kullanılabilir.
| Koşul | Açıklama |
|---|---|
| Talep X saatten fazla geç kaldı | Belirtilen saatten fazla geç kalmışsa çalışır. Çalışma saatlerini de dikkate alabilme seçeneği vardır. |
| Talep , teknisyen X tarafından “temsilci” olarak kaydedildi | Talep , bir müşteri adına bir teknisyen tarafından oluşturulmuşsa. |
| Talep belirli bir etiket var | Talep belirli bir etiketle donatılmış olup olmadığı kontrol edilir. |
| Özel alan eşitse | Özel alanın belirli bir değere sahip olup olmadığı kontrol edilir. |
| Özel alan güncellendi ve alan şudur | Özel alan güncellendiğinde tetiklenir. Özel alan tetikleyicisiyle iyi çalışır. |
| X dakikadır güncelleme yapılmadı | X dakika boyunca teknisyen tarafından yanıt gelmemişse. |
| Son yanıtta belirli bir ifade var | Yanıt metninde aranan ifade bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Son yanıt, abone olmayan bir kullanıcıdan geldi | Yeni yanıt, şu anda abone olmayan biri tarafından gönderilmişse. |
| Teknisyen Talep üzerinde çalışıyor | Teknisyen, bir tarayıcıda veya mobil uygulamada Talep açık durumunda olduğunda çalışır. |
| Son yanıtın e-posta adresi şunu içeriyor | E-posta adresinde belirli bir alan olup olmadığı kontrol edilir. Örnek: @abc.com |
| X saat içinde geçerli süre dolar | Talep son teslim süresi X saat içinde dolacaksa çalışır. |
| Talep henüz yanıtlanmadı | Son güncelleme bir teknisyen tarafından yapılmamışsa. |
| Atanan teknisyen “iş dışında” | Teknisyen, profilde “iş dışı” durumuna geçmişse. |
| Talep teknisyen tarafından güncellendi | Son yanıt bir teknisyen tarafından yapılmışsa. |
| Talep teknisyenler için güncellendi | Son yanıt yalnızca teknisyenler için yapılmışsa. |
| Talep kullanıcı tarafından güncellendi | Son yanıt, Talep oluşturan kullanıcı tarafından yapılmışsa. |
| Talep atanmamış | Talep bir teknisyen atanmamışsa. |
| Talep son teslim tarihi ayarlandı | Talep son teslim tarihi mevcutsa. |
| Talep önceliği şudur | Talep öncelik seviyesi belirtilen değerle eşleşiyorsa. |
| Talep kategorisi veya bölümü şudur | Talep kategorisi veya bölümü belirlenen kategoriyle eşleşiyorsa. |
| Talep durumu şudur | Talep mevcut durumu belirtilen değerle eşleşiyorsa. |
| Talep konusu şunu içerir veya eşitse | Talep konusunda aranan ifade bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Talep metni şunu içerir | Talep içeriğinde aranan metin bulunup bulunmadığı kontrol edilir. |
| Şu saatler arasında | Gün içindeki şu saatler arasında mı kontrolü yapılır. |
| Şu günün günüdür | Haftanın şu günü mü kontrol edilir. |
| Talep oluşturan kullanıcı e-posta adresi şunu içerir | Talep oluşturucunun e-posta adresinde belirli bir alan olup olmadığı kontrol edilir. |
| Talep e-posta yoluyla gelmiş ve TO alanındaki adres şunu içeriyor | Birden fazla destek e-posta adresi varsa, hangi adres kullanılarak Talep oluşturulmuşsa bunu kontrol eder. |
| Talep oluşturan kullanıcı için “kullanıcı-bulma” verisi şunu içerir | Kullanıcı-bulma özelliğine dair açıklamalar için ayrı bir kılavuz bulunur. |
| Talep şuradan geldi | Kaynak: e-posta, mobil uygulama, web, canlı destek, vb. |
| Talep yanıtı yok | Talep henüz yanıt verilmemişse (sistem yanıtları dahil değil). |
| Talep bir şirketten geldi | Talep , belirli bir şirkete ait kullanıcı tarafından oluşturulmuşsa. |
| Talep şuna atanmış | Talep atanmış teknisyenini kontrol eder. |
| Talep bir departmandan geldi | Talep , belirli bir departmandan mı gelmiş kontrolü yapılır. |
| Talep bir konumdan geldi | Talep oluşturan kullanıcının profilde ayarladığı konumu kontrol eder. |
🛠️ Eylemler (Actions)
Eylemler, bir kuralın hangi işi gerçekleştireceğini belirler. Her kuralın en az bir eylemi olması zorunludur.
| Eylem | Açıklama |
|---|---|
| Talep atama | Talep belirli bir teknisyene atar. |
| Abonelik ekle/kaldır | Talep abonelerinin listesini değiştirir. Aboneler, Talep yanıtlarına bakabilir ve yanıt yazabilir. |
| Talep yanıt ekle | Talep bir yanıt ekler. “Sadece teknisyenler için” seçeneği ile teknisyenlere özel bir yanıt da eklenir. |
| Yapay zekâ ile otomatik yanıt ekle | LLM (Büyük Dil Modeli) kullanılarak otomatik yanıt oluşturulur. Bilişim kütüphaneniz ve dış belgeler de dahil edilebilir. |
| Talep ilgili varlık ekle | Varlık yönetimi modülünden bir ya da daha fazla ilgili varlık ekler. |
| Başlangıç tarihi ayarla | Başlangıç tarihini değiştirir. Bu tarih, çözme süresi gibi destek metriklerinin hesaplanmasında kullanılır. |
| Gecikme uygula | Kalan eylemler, belirli bir süre bekletilir. |
| Özel alan değerini ayarla | İstenen özel alanı istediğinize göre belirler. |
| Yöneticilere e-posta gönder | Tüm yöneticilere e-posta gönderilir. |
| Tüm abonelere e-posta gönder | Tüm abonelere doğrudan e-posta gönderilir. Talep yanıt olarak gönderilmez. |
| Bir departmandaki tüm teknisyenlere e-posta gönder | Belirli bir departmanda bulunan teknisyenlere e-posta gönderilir. |
| Talep kapat | Talep “kapatıldı” olarak işaretler. |
| Talep konusunu değiştir | Talep konusunu istenilen değere günceller. |
| Talep kopyala | Talep tamamen bir kopyasını oluşturur. |
| Talep sil | Talep siler. Silinmiş Talep “Raporlar – Silinmiş taleplere” erişilebilir. |
| Talep spam olarak işaretle | Talep siler ve Talep oluşturucunun erişimini engeller. |
| Talep yeniden aç | Talep “devam ediyor” durumuna getirir. |
| Bu kullanıcıya ait en son iki Talep birleştir | Aynı kullanıcıya ait son iki Talep birleştirir. |
| Talep “yanıtlanmadı” olarak işaretle | Talep “yanıtlanmadı” (turuncu) etiketi ekler. |
| Talep “teknisyenler için güncellendi” olarak işaretle | Talep “teknisyenler için güncellendi” (mavi) etiketi ekler. |
| Son yanıtı yalnızca teknisyenler için görünsüz yap | Son yanıtı sadece teknisyenlerin görebileceği hâle getirir. |
| Talep “yanıtlandı” olarak işaretle | “Yanıtlanmadı” etiketini kaldırır. |
| Bu kategorideki tüm teknisyenlere e-posta gönder | Talep kategorisinde izinleri olan tüm teknisyenlere e-posta gönderilir. |
| Başka bir otomasyon kuralını tetikle | Birden fazla kuralı zincirleyerek karmaşık süreçler oluşturmak için kullanılır. |
| Atanan teknisyene e-posta gönder | Sadece atanan teknisyene özel e-posta gönderilir. |
| Talep oluşturan kullanıcıya e-posta gönder | Sadece Talep oluşturan kullanıcıya e-posta gönderilir. |
| “Harcanan süreye” X dakika ekle | Talep harcanan süreye belirtilen dakikayı ekler. |
| Belirli bir kullanıcıya e-posta gönder | Yardım masasında kayıtlı herhangi bir kullanıcıya doğrudan e-posta gönderilir. |
| Son teslim tarihi ayarla | Talep son teslim tarihini gelecekteki bir zamanla ayarlar. |
| Bu olay için diğer e-posta bildirimlerini iptal et | Diğer e-posta bildirimleri (örneğin: Talep oluşturulduğunda bildirim) gönderilmeyecektir. |
| Talep durumunu ayarla | Talep herhangi bir duruma çevirir. Özel durumlar da dahil olmak üzere. |
| Talep oluşturan kullanıcıyı değiştir | Talep oluşturan kullanıcıyı başka bir kullanıcıya çevirir. |
| Talep önceliğini ayarla | Talep önceliğini istediğiniz seviyeye çevirir. |
| Etiket ekle/kaldır | Talep etiket ekler veya kaldırır. |
| Tüm etiketleri kaldır | Talep tüm etiketleri siler. |
| Tüm aboneleri kaldır | Talep abonelikte olan tüm kullanıcıları abonelikten çıkarır. |
| Talep kategorisini değiştir | Talep başka bir kategoriye çevirir. |
| HTTP isteği gönder | Üçüncü taraf API’sine veya hizmete istek göndermek için kullanılır. |
| En az dolmuş teknisyene atama | Aktif Talep sayısı en az olan teknisyene atar. |
| Değilse, şöyle yap (Else Do This) | Koşullar sağlanmadığında çalışır. Eylemler buraya eklenir. |
🏆 Önemli Notlar
- Tüm eylemler, kural tetiklendiğinde otomatik olarak çalışır.
- Koşullar, kuralın ne zaman uygulanacağını belirler.
- Eylemler, kuralın ne yapacağını tanımlar.
- Zincirleme kurallar, karmaşık iş akışlarını kolayca yönetmenizi sağlar.
- HTTP isteği gönder eylemiyle YapayZeka, dış sistemlerle entegre edilebilir.
✅ Amaç: YapayZeka’da otomasyon kuralları, destek ekibinizin daha verimli, hızlı ve hatalı süreçlerden uzak çalışan bir sistemle çalışmasını sağlamaktır.
🔄 En sıkı tekrarlayan işlerinizi otomatize edin.
💡 İlk otomasyonunuz ne olsun?
🔔 Şimdi bir kural oluşturarak başlayın.
📣 YapayZeka, her zaman ekibinizin en güçlü ortaklarından biri olmaktan mutluluk duyuyor.